并进行登记、编号、妥善保管。
对直接收到的上级文件应及时转交党委（院长）办公室文书登记、拟办，及时送院领导阅示。
    (三)院领导批示办理的公文或需急办答复的公文，应单独登记并注明承办部门单位、承办人、完成日期等内容。党委（院长）办公室负责催办，防止漏办或延误，办理完毕要填写完成情况和日期。
    三、发文
    (一)发文程序：主办部门承办人拟稿——部门领导核签——党委（院长）办公室秘书复核——党委（院长）办公室主任审核——院领导签发——党委（院长）办公室秘书编号——文印室打字——主管部门承办人负责校对——文印室印刷——党委（院长）办公室用印——主办部门印发。
    (二)公文拟稿应注意以下事项。
    1．内容要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，符合学院的有关规定。
    2．情况要属实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，字词要规范，标点要准确，篇幅要简短。
    3．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应写明具体的年、月、日。
    4．公文中的计量单位名称应使用国家法定计量单位。
    5．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。
    6．公文中章节序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。
    7．文稿一律用钢笔书写。并限定使用蓝黑色墨水或碳素墨水，字迹工整，稿面整洁。一字一格，标点符号占一格。
    8．各级领导人审核，要写姓名及审批时间。签批公文要用钢笔。
 
第六章  公文立卷、归档和销毁
 
    一、公文办理完成后，应根据《中华人民共和国档案法》及学院的有关规定，及时将公文定稿，正文（一式三份）和有关材料整理立卷。
    二、学院党政各职能部门均为立卷单位。公文立卷应根据其特性及保存价值分类整理，保证齐全、完整，正确反映本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。
    三、党政各职能部门拟办的已签发的文件及上级机关针对其行文下发的与其相关的指示、目标、批复等，由各有关部门与自己的行文一同立卷。
    四、会议文件、上级检查学院工作而形成的文件材料，由主办单位立卷。
    五、在外开会带回来的文件材料必须交到有关职能部门，由各职能部门立卷归档。
    六、各项中心工作及临时性机构形成的文件材料由领导指定专人立卷。
    七、学院出版的书籍、报刊等由主办单位立卷。
    八、个人在其自身职务活动中形成的各种文件材料，必