须按规定移交学院档案部门，以便集中管理。个人在非职务活动中形成的主要文件材料，由学院档案部门征集或代管。个人捐赠档案的行为，学院应给予适当奖励。
    九、归档、立卷的文件材料应齐全完整，案卷应质地优良，书写工整、声像清晰，无污渍、霉变，虫蛀等破损现象。不得使用圆珠笔、铅笔、彩色、彩色墨水、纯兰墨水和复写纸立卷。
    十、公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
    十一、公文归档应按有关规定进行并履行交接手续。单位部门和个人不得保存应存档的文件。
    十二、党政部门和能按年度归档的部门，应于次年三月底前归档。
    十三、没有归档和存查价值的公文，经鉴别和有关院领导批准，可定期定点销毁。
 
第七章  附  则
 
    一、本办法解释权在党委（院长）办公室。
    二、凡与本办法有关的单位行政公文处理文件自本办法下发之日起同时废止。