会场控制
最好的控制便是避免丧失控制。主持人控制会议的最佳举措,便是预防各种问题的发生。一旦无法避免问题的发生,则主持人应讲求正确的对付办法。
1.与会者发难
(1)原因
对会议目标或讨论主题不清楚。
过度关心某些问题,或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
(2)预防
澄清会议的目标与讨论的主题。
(3)补救
主持人应具高度的敏感性,以分辨离题的发言。
主持人以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说,主持人应宣称:“你的发言有点偏离主题,那一定是因为我没有将会议目标或讨论主题诉说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……”
主持人可以技巧地问发言离题者,他的发言究竟与讨论主题或会议目标有何关系。运用这种技巧的时候,主持人在态度、措辞、语气及面部表情上,均应刻意避免令离题的与会者感到主持人是在讽刺他或挖苦他。
主持人可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主持人可这么说:“刚刚你提到的这个问题显然非常重要,但是它跟我们的会议目标及讨论主题似乎并没有太大关系。假如你不介意,我希望将它留待会后再详谈。”
2.与会者分心
(1)原因
对会议目标及讨论主题不清楚。
感到沉闷无聊。
会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。
外界环境干扰。
对会议内容缺乏兴趣。
(2)预防
澄清会议的目标与讨论的主题。
令与会者感到会议有益及有趣。
慎选会议时间及地点。
(3)补救
尽管主持人能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系,主持人都应先假定他们的交谈与讨论中的主题有关;然后问交谈者愿不愿意说出他们的看法,以便令其他与会者也能分享他们的看法。
作短暂的停顿,甚或稍作休息。
如多数的与会者都分心,则暂停会议,等造成分心的原因消失了再续会。
如少数的与会者分心,则主持人可不予理会,亦可就本身的发言作短暂的停顿。
3.与会者争议
(1)原因
对会议目标或讨论主题不清楚。
对会议过程中的某些问题,具有不同的看法或感受。
凭借会议互相发泄相互间的不满,甚或借会议而相互挑衅。
(2)预防
澄清会议的目标与讨论的主题,以避免离题的争论。
事先强调这样的观念:“真正重要的是:什么是对的,而非谁是对的。”这个观念有助于避免题内的争论。
(3)补救