版头（报头）、份号、密级、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号（部委号）、签发人、收发报序号8项，位于公文首页上部，占整个页面的1/3左右。主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关署名、成文日期、印章7项，位于文头部分以下，文尾部分之上。文尾部分包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记4项，其中，印制版记又包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容。确定文尾部分的排放位置要注意两点：一是印发传达范围要标注在成文日期之后（不署成文日期的，标注在正文之后）；二是主题词、抄送机关、印制版记必须标注在最末一页的下端。掌握公文文面格式的各项规定，是做好公文处理工作，尤其是排印工作必不可少的条件。公文怎样印制才规范，省委办公厅专门制定了一个公文排印细则，细则中作了很具体的说明。
    用纸格式。《中国共产党机关公文处理条例》与《湖南省党的机关公文处理细则》规定，“公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）”。目前，我国党的机关普遍采用16开型公文纸，也有部分单位使用国际标准A4型公文纸。如果使用国际标准A4型公文纸，应通盘考虑纸张、档案卷皮、档案柜等用品的供应和配套问题。用纸格式一经确定，必须长期固定使用，不得随意改变。
    装订格式。公文装订与公文排印应一致，并考虑人们的阅读习惯。现在所有的公文处理条例、办法、细则都规定，公文应在左侧装订。装订方法一般都是用骑马钉、钉书机订或胶粘。
    公文格式是在公文制作实践中逐步形成的，是有它的特定作用的：
    一是能突出公文的权威性和严肃性，有利于政令的畅通。二是能更准确地体现公文的内容，使公文形式与内容统一。三是有利于受文者迅速、准确地识别公文和办理公文。四是有利于公文的安全、保密和管理，便于归档查考。
    从现在党政机关制发的公文来看，格式不合《条例》规定的现象还比较普遍，常见的有以下几种：（1）公文标题中没有发文机关名称。（2）上报公文没有标注签发人。（3）主送机关标注不准确。（4）在指示、决定、规定、意见等公文中，正文前标注有主送单位，正文后有发文机关署名和成文日期。（5）在有附件的公文中，正文之后、发文机关署名之前不标注附件名称。（6）发文机关和成文日期标注位置不当。（7）主题词没有按中央办公厅的规定标注。（8）在有附件的公文中，主题词和版记不是标注在附件之后，而是标注在主件的成文日期之后。
    二、行文关